Jeśli zarządzasz projektami w swojej organizacji, powinieneś zapoznać się z najlepszymi metodologiami zarządzania projektami. Poniżej przedstawiamy najczęściej używane metodologie zarządzania projektami, które możesz wykorzystać w zarządzaniu projektami.
Zarządzanie projektami posiada odpowiednie metodologie, które pasują do określonych sytuacji, projektów, branż.
Zarządzanie projektami z ang. Project Management to proces planowania, realizacji i zarządzania projektem w celu osiągnięcia określonych celów i wyników. W tym procesie kierownik projektu jest odpowiedzialny za koordynację pracy członków zespołu, zapewnienie odpowiednich zasobów i narzędzi, oraz monitorowanie postępów i kontrolowanie ryzyka.
Metodologia zarządzania projektami jest niezbędnym elementem tego procesu, ponieważ zapewnia systematyczne i spójne podejście do planowania i realizacji projektu. Dzięki temu kierownik projektu jest w stanie lepiej zarządzać czasem, budżetem i zasobami, a także ulepszać współpracę i komunikację w zespole.
Wybór odpowiedniej metodologii zależy od wielu czynników, takich jak branża, rodzaj projektu, wielkość zespołu i oczekiwane wyniki. Niektóre z najbardziej popularnych metodologii to: PMBOK, Agile, Scrum, Waterfall i Kanban. Każda z nich ma swoje unikalne cechy i zastosowanie, więc ważne jest, aby dokładnie je zrozumieć i wybrać odpowiednią dla konkretnego projektu.
Metodologia Agile jest to w skrócie, zwinne zarządzanie projektami. Metodologia ta ma charakter ewoluujący i oparty na współpracy, jest to proces oparty o samoorganizację między zespołami. Podczas wdrażania metodologii zwinnej planowanie projektu i zarządzanie pracą są adaptacyjne, ewolucyjne w rozwoju, dążące do wczesnej realizacji i zawsze otwarte na zmiany. Metodologia ta jest szybka i elastyczna, w przeciwieństwie do zarządzania projektami kaskadowymi, o których przeczytasz nieco dalej.
Metodologia zwinna oferuje zespołom projektowym bardzo dynamiczny sposób pracy i współpracy, dlatego jest bardzo popularną metodologią zarządzania projektami w zakresie rozwoju produktów i oprogramowania. To dlatego, że to, co uważamy za zwinne, naprawdę pojawiło się w 2001 roku wraz z publikacją „Manifestu zwinnego tworzenia oprogramowania”, autorstwa 17 programistów.
Metodologia Agila wywodzi się z tworzenia oprogramowania i świetnie sprawdza się w organizacjach, które wytwarzają oprogramowanie. Również Agile może doskonale funkcjonować w innych projektach, środowiskach i organizacjach. Metodologia zwinna może zostać zastosowana również do projektów produktów nie związanych z oprogramowaniem, w celu przyspieszenie innowacji, szczególnie w projektach charakteryzujących się pewnym poziomem niepewności, takich jak komputery, wszelkiego rodzaju nowoczesne podzespoły elektroniczne, pojazdy autonomiczne, innowacje szeroko pojęte, itd. Agile jest również używany w innych typach projektów, które wymagają bardziej responsywnego i szybkiego harmonogramu produkcji, takich jak marketing.
Scrum jest frameworkiem opracowanym do prowadzenia projektów w tzw. sprintach. Jest to pokrewne podejście do metodologii Agile. Jest to krótkie „sprintowe” podejście do zarządzania projektami. Metodologia scrum jest idealna dla zespołów nie większych niż 5 do 10 osób i często jest połączona z tygodniowym lub dwutygodniowymi cyklami z krótkimi codziennymi spotkaniami tzw. daily. Jest prowadzony przez tak zwanego Scrum Mastera. Scrum działa w zwinnych ramach zarządzania projektami, chociaż były próby skalowania Scruma, aby pasował do większych organizacji.
Podobnie jak zwinność, metodologia scrum była stosowana głównie w tworzeniu oprogramowania, ale jej zwolennicy zauważają, że można ją zastosować w każdej branży lub biznesie, w tym w logistyce sprzedaży detalicznej, planowaniu wydarzeń lub każdym projekcie wymagającym pewnej elastyczności. Wymaga to jednak ścisłych ról scrumowych opisanych w ramach frameworka Scrum.
Jest to jedna z najprostszych, liniowa metoda zarządzania projektami. Zapewnia ona najbardziej tradycyjne podejście. Nazwę kaskadową posiada ponieważ metodologia kaskadowa to proces, w którym fazy projektu płyną w dół. Model kaskadowy wymaga przejścia z jednej fazy projektu do drugiej dopiero po pomyślnym zakończeniu poprzedniej fazy.
Metodologie kaskadowe doskonale sprawdzają się w projektach produkcyjnych i budowlanych, które są wysoce ustrukturyzowane i gdy przestawienie lub zmiana czegokolwiek po fakcie jest zbyt kosztowna. Również duże organizacje takie jak banki często stosują metodologię Waterfall np. w celu wytworzenia oprogramowania. Metoda kaskadowa wykorzystuje wykresy Gantta do planowania i tworzenia harmonogramów.
Kanban jest to wizualne podejście do zarządzania projektami. Nazwa to dosłownie billboard po japońsku. Pomaga zarządzać przepływem pracy, umieszczając zadania na tablicy Kanban, gdzie przepływ pracy i postęp są jasne dla wszystkich członków zespołu. Metodologia Kanban pomaga zmniejszyć nieefektywność i jest doskonałym narzędziem do zarządzania projektami do wielu celów, takich jak odchudzona produkcja lub projekty zwinne.
Zarządzanie projektami Kanban istnieje od późnych lat czterdziestych XX wieku, kiedy Toyota badała wykorzystanie stopy popytu do kontrolowania tempa produkcji swoich pojazdów. Firma samochodowa zastosowała ją w swoim modelu odchudzonej produkcji, znanym jako system produkcyjny Toyoty.
Istnieje również hybrydowe podejście do pracy w tej metodzie. Chodzi o stworzenie zespołu Agile używają tablic Kanban do tworzenia scenariuszy historii użytkowników i planowania prac w tworzeniu oprogramowania.
Kanban jest to kolejna metoda opracowana początkowo dla zespołów produkcyjnych, która została z powodzeniem zaimplementowana przez programistów. Również metoda Kanban od tego czasu rozszerzyła się i była stosowana w różnych obszarach i strukturach takich jak marketing, działy HR, procesy zarządcze, zarządzania finansami. Prawie każda organizacja, zespół może pracować z wykorzystaniem tablic Kanban. Najlepszym przykładem tego są tablice używane w aplikacji Trello, która jest dostępna dla każdego. Kanban jest niezwykle prostym i intuicyjnym sposobem prowadzenia projektów. Wystarczy dodawać karty reprezentujące fazy projektu, terminy zadań, zespoły itd. Oprogramowanie takie Trello czyni metodologię Kanban szczególnie dostępną.
Programowanie ekstremalne brzmi złowrogo i niebezpiecznie, ale w rzeczywistości XP to rodzaj zwinnego tworzenia oprogramowania z krótkimi cyklami rozwoju i wieloma wersjami w celu zwiększenia produktywności. Wymagania klienta są poszukiwane i mogą dostosować się do przebieg projektu.
Programowanie ekstremalne warto używać gdy wymagania często się zmieniają i nie są stabilne. Jest to dobre rozwiązanie, gdy klient nie ma jasnego pojęcia, czego chce a prace nad projektem muszą być prowadzone pomimo tego.
Zarządzanie projektami w metodologii Lean jest sposobem na ograniczenie marnotrawstwa, a tym samym zwiększenie wartości projektów i procesów produkcyjnych. Metodologia Lean koncentruje się na zaspokojeniu potrzeb klienta poprzez ciągłe doskonalenie i optymalizację procesów. W praktyce oznacza to szybsze dostarczanie wartości dla klienta, a także lepsze wykorzystanie zasobów i redukcję kosztów. W metodologii Lean ważne są także praca zespołowa i angażowanie wszystkich uczestników projektu w proces ciągłego doskonalenia.
Metodologia Lean jest najlepiej stosowana w projektach, w których istnieje potrzeba zwiększenia wydajności i zminimalizowania strat. Może być ona szczególnie użyteczna w procesach produkcyjnych i usługowych, w których istnieje potrzeba zoptymalizowania i usprawnienia procesów. Lean jest także często używany w sektorach, takich jak motoryzacja, elektronika i przemysł medyczny, w celu usprawnienia procesów i zwiększenia jakości.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) jest standardem opracowanym przez Project Management Institute (PMI), który określa najlepsze praktyki zarządzania projektami. PMBOK opiera się na wiedzy i doświadczeniu tysięcy specjalistów w dziedzinie zarządzania projektami i zawiera opis procesów, narzędzi i technik, które należy stosować w zarządzaniu projektami. PMBOK jest uznawany za jedną z najważniejszych metodologii zarządzania projektami i stanowi ważny element kwalifikacji Project Management Professional (PMP).
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) jest używany jako standard w zarządzaniu projektami, zwłaszcza w sektorze biznesowym i rządowym. PMBOK jest stosowany w różnych branżach, takich jak inżynieria, informatyka, budownictwo i finanse, gdzie zarządzanie projektami jest ważne. PMBOK jest używany, gdy projekty są skomplikowane i wymagają szczegółowej koordynacji i planowania, a także gdy wymagana jest współpraca wielu działów i współpraca z klientami i dostawcami.
Metodologia ścieżki krytycznej (Critical Path Method, CPM) to jedna z popularnych metod zarządzania projektami, która pozwala na identyfikację i analizę krytycznych ścieżek i zadań, które mają największy wpływ na ogólny harmonogram projektu. Metodologia ta polega na identyfikacji wszystkich zadań projektu, określeniu ich trwania i określeniu, które z nich są ze sobą powiązane, a następnie wyznaczeniu najkrótszej ścieżki czasowej dla ich realizacji. CPM jest często używany w projektach budowlanych, inżynieryjnych i produkcyjnych, w których ważne jest skrupulatne planowanie i kontrolowanie harmonogramu.
Metodologia ścieżki krytycznej (Critical Path Method, CPM) jest często używana w projektach o ustalonych terminach i sztywnych ograniczeniach czasowych. Może być używana w projektach takich jak budowa, produkcja, duże projekty informatyczne i projekty inżynieryjne. CPM jest dobrym wyborem, jeśli potrzebujesz szczegółowego i dokładnego planu dla projektu, aby mieć pewność, że zostanie on zakończony w wyznaczonym terminie.
Koncentruje się na zasobach, których będzie używać do ukończenia projektu, takich jak zespoły, sprzęt, przestrzeń biurowa itp. Jest to mniej techniczna metoda zarządzania projektami, która nie wymaga tak wiele nacisku na kolejność lub harmonogram zadań, ale raczej na równoważenie zasobów i utrzymywanie ich elastyczności.
Metodologia ta może być stosowany zarówno w dużych, jak i małych firmach oraz w projektach obejmujących branże, takie jak budownictwo, tworzenie oprogramowania oraz badania i rozwój technologiczny.