System ERP jest to oprogramowanie, które służy do zarządzania przedsiębiorstwem. Co kryje się pod tym zdaniem? Każde przedsiębiorstwo dysponuje pewnymi zasobami. Trzeba zaplanować działania z nimi związane. Inaczej zarządzanie odbywałoby się w sposób bardzo chaotyczny, przypadkowy, nieprzemyślany.
System ERP pomaga zarządzać firmą w sposób kompleksowy. Zwykle przedsiębiorstwo to nie tylko jeden obszar biznesowy, ale kilka takich obszarów, na przykład produkcja, zaopatrzenie, magazynowanie, sprzedaż, kadry, księgowość. Te działy obecne są w wielu firmach. Nierzadko trudno nad nimi wszystkimi zapanować. Kluczem do sukcesu wydaje się to, aby dostęp do wybranych danych mieli wszyscy ludzie, którym te dane mogą być w jakikolwiek sposób przydatne. Na tym właśnie opiera się przydatność systemów ERP. Jeśli jeden z użytkowników wprowadza dane na przykład w module sprzedaży, są one natychmiast widoczne również dla użytkowników modułu związanego z zaopatrzeniem, jeśli oczywiście takie było pierwotne założenie i ustalono taką widoczność danych w systemie. Wszystko jest bowiem za każdym razem indywidualnie dopasowywane do potrzeb użytkowników. Nie ma dwóch identycznych organizacji. W każdej firmie pewne procesy mogą być bardzo podobne, niemalże identyczne, zawsze jest jednak taki czynnik, taki element, który odróżnia jedną organizację od drugiej.
Jaki jest cel posiadania oprogramowania ERP? Przede wszystkim procesy w przedsiębiorstwie mają przebiegać sprawniej. Można wytłumaczyć to na przykładzie. Kiedyś potrzeba było wielu godzin, aby informacja dotarła z jednego działu do drugiego. Można było wysłać posłańca, a ten mógł przekazać tę informację błędnie. Można było zadzwonić, ale również nie było pewne, czy informacja zostanie przekazana poprawnie. Dziś, dzięki oprogramowaniu ERP, dwie osoby mogą widzieć to samo na swoim monitorze, mogą obserwować i analizować te same dane, chociaż pracują w różnych działach i znajdują się fizycznie daleko od siebie. To ogromna pomoc i ogromne uproszczenie. Firmy próbują obliczać, ile dokładnie czasu zaoszczędzą dzięki systemowi ERP. Jak wiadomo, czas to pieniądze. Oszczędza się więc nie tylko czas, ale też pieniądze. Realne oszczędności widać szczególnie w dłuższej perspektywie czasu. Najpierw trzeba jednak zainwestować, a później obserwować korzyści wynikające z tej inwestycji
Koszty funkcjonowania firmy obniżają się. Oprócz wspomnianej oszczędności czasu na skutek uproszczenia procesów, widać także oszczędność, jeśli chodzi na przykład o ilość wykorzystywanego papieru, co z kolei na pozytywny wpływ na ekologię i środowisko naturalne. Plusy są więc ogromne i widoczne w wielu obszarach. Użytkownicy chwalą większą efektywność. Klienci obsługiwani są szybciej i sprawniej, ponieważ dostęp do danych jest łatwy, intuicyjny. Nie trzeba szukać, drążyć, dopytywać. Dzięki temu można lepiej wypaść przed klientem. Lepsza obsługa klienta zdecydowanie korzystnie wpływa na wizerunek firmy i przynosi wyższą sprzedaż. Wszystkie dane zgromadzone w jednym miejscu pozwalają jednym kliknięciem myszki tworzyć potrzebne raporty i dokumenty, które później są analizowane przez specjalistów. Dzięki wdrożniu ERP zauważa się lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji. Jest bowiem widoczne, kto pracuje na jakim stanowisku, jakie ma kompetencje, jakie wykształcenie, doświadczenie. Można zobaczyć strukturę członków zespołu, czy znajduje się w nim odpowiednia liczba juniorów, specjalistów, seniorów. Wreszcie, system pozwala na zaplanowanie podwyżek i awansów, jasno wskazując ile czasu minęło od ostatniej podwyżki i ostatniego aneksu wprowadzającego zmianę stanowiska.
Nasi eksperci radzą, aby każde przedsiębiorstwo rozważyło wprowadzenie takiego rozwiązania w swojej firmie. Można spotkać się z osobą, która wdraża takie systemy i porozmawiać o swoich oczekiwaniach i możliwościach, również finansowych. Zasadniczo system informatyczny powinno się wprowadzić z intencją, że będzie on działał w firmie przynajmniej przez wiele lat. Wchodzą tutaj w grę rozwiązania długofalowe. Wdrożenie ERP to bardzo poważna decyzja, która jednak z pewnością się opłaci, o ile proces ten zostanie odpowiednio zaplanowany, wdrożony i o ile zostaną podjęte właściwe decyzje odnośnie funkcjonalności samego systemu. Każda z funkcjonalności ma określony koszt. Pojawia się tutaj termin zwrotu z inwestycji, który można precyzyjnie obliczyć. Ważny będzie okres oraz stopa takiego zwrotu z inwestycji
Wybór partnera, wsparcie po wdrożeniu
Sama decyzja o wdrożeniu ERP w przedsiębiorstwie to dopiero początek. Dlatego tak ważny jest wybór partnera, który ma doświadczenie i przeprowadzi firmę przez cały proces. Warto skupić się na tym, by wybrać odpowiedni czas na takie zmiany. Niekoniecznie będzie to czas najgorętszy w roku, jeśli chodzi o produkcję czy sprzedaż w organizacji. Potrzebne będzie bowiem trochę spokoju. Z pewnością pracownicy, których zakres zadań zmieni się po wdrożeniu systemu, będą mieli sporo pytań, uwag, mogą czuć się zaniepokojeni. Trzeba wyjaśnić im cel tej zmiany oraz możliwe związane z nią niedogodności na początkowym etapie. Bardzo ważne jest wsparcie już po wdrożeniu. Firma, która będzie zajmowała się wprowadzeniem nowego systemu, powinna być do dyspozycji swojego klienta i zapewnić możliwie najszersze wsparcie, telefoniczne, internetowe, w określonych sytuacjach osobiste w postaci spotkań biznesowych. Każda zmiana wiąże się ze strachem, lękiem, co będzie potem. Jednak trudno wyobrazić sobie współczesny świat i biznes XXI wieku bez zmian. Ważne jest, aby wszystkie osoby w organizacji zrozumiały, po co ta zmiana się dokonuje i jakie realne korzyści przyniesie.