Na podstawie naszych doświadczeń większość klientów szuka dla siebie najbezpieczniejszego sposobu na zabezpieczenie kwestii budżetowych w projekcie. Często klient kontaktując się z nami oczekuje już na samym początku określenia kosztów wykonania projektu. Jest to zrozumiałe z punktu widzenia klienta, chce otrzymać wycenę i na tej podstawie wybrać najlepszą ofertę. Jednak takie podejście zawiera szereg błędów i powoduje, że zamiast faktycznie uzyskać pełny obraz kosztów jakie musi klient ponieść , otrzymuje zaciemniony obraz tego ile faktycznie będzie go to kosztować. Z czego to wynika? Najważniejszym problemem jest fakt, że projekt IT nie zaczyna się na etapie wyceny, czy rozpoczęcia prac przez programistów. Projekt IT zaczyna się na etapie pisania dokumentacji biznesowej, której najczęściej klienci nie posiadają, więc wycena oparta o szczątkowe informacje będzie po prostu błędna. Licząc na rzetelną wycenę trzeba się zastanowić jaki system rozliczeń wybrać i czy posiadamy komplet informacji. Przyjrzyjmy się dwóm modelom współpracy time & materials oraz fixed price.
Najczęściej klienci uważają, że Fixed Price jest najbezpieczniejszą formą rozliczeń z firmą IT. Niestety to tylko teoria, w praktyce Fixed Price może skończyć się przekroczeniem budżetu. Wynika to z tego, że klient dostarcza nam funkcjonalności projektu, ale nigdy nie posiada pełnej i zamkniętej listy wymogów. Najczęściej są to minima funkcjonalne, które nie pozwalają na opracowanie pełnowymiarowej aplikacji. Kluczem jest więc świadomość tego co chce się uzyskać oraz napisanie dobrej dokumentacji.
W zasadzie każda z tych umów pasuje do innego rodzaju projektu. Często klienci zastanawiają się, która umowa jest lepsza, albo która najlepiej pasuje do tego konkretnego projektu?
Należy zadać sobie pytanie, czy posiadam pełną wiedzę o projekcie, czy jestem w stanie dzisiaj napisać dokumentację projektową, która będzie zawierać wszystkie wymogi?
Zadając te pytania oraz szereg innych można odpowiedzieć na pytanie co lepiej pasuje do projektu, umowa Time & Materials czy Fixed Price.
Time & Materials oraz Fixed Price – porównanie
Najważniejszą kwestią w doborze umowy jest świadomość zakresu projektu. Jeśli nie masz pełnej zamkniętej listy funkcjonalności Time & Materials najlepiej będzie pasować do Twojego projektu. Time & Materials będzie na bieżąco dopasowywany do aktualnego zakresu prac. W umowie Fixed Price, czyli ze stałą ceną musisz mieć opracowany pełny dokument opisujący zakres prac w projekcie już na starcie projektu.
Istotą każdej umowy jest kwestia kiedy i za co płacisz. Teoretycznie umowa Fixed Price zabezpiecza klienta przed nieprzewidzianymi kosztami. Czy tak jest w rzeczywistości?
Otóż nie, Fixed Price dotyczy tylko zdefiniowanego i opisanego w umowie zakresu prac. Najczęściej nie jest on pełny więc umowa nie jest zabezpieczeniem. Należy pamiętać, że jeśli projekt będzie wymagał zwiększenia zakresu to klient będzie zmuszony do zwiększenia budżetu lub pozostaniu już przy tym co zostało wykonane.
Nie, ponieważ Time & Materials dotyczy z reguły większych, dłuższych i bardziej złożonych projektów. Jest ona de facto najlepszą umową. Jeśli masz projekt IT, który będzie kluczowy dla Twojego biznesu to tylko ta umowa daje Ci pewność realizacji go dokładnie z Twoimi wymaganiami. Z naszego doświadczenia ta umowa bardziej zabezpiecza obie strony umowy.
W przypadku umowy o Fixed Price rozliczamy cały projekt po dostarczeniu produktu końcowego jeśli rozmawiamy o małym projekcie. W projektach dłuższych w umowie Fixed Price klient płaci zgodnie z etapami zapisanymi w umowie. W umowach Time & Materials klient płaci za godziny pracy oraz dostarczonej funkcjonalności na podstawie raportu miesięcznego. Płatność jest oparta na podstawie raportu oraz uzgodnionej stawce godzinowej lub dziennej.
Zaangażowanie klienta w Time & Materials jest znacznie większe niż w projekcie opartym o rozliczenie Fixed Price. W Fixed Price otrzymujemy pełny zakres prac do realizacji co w zasadzie ogranicza zaangażowanie klienta. Klient otrzymuje finalny produkt i dopiero wtedy ma możliwość przekazania nam informacji zwrotnej. W Time & Materials zaangażowanie klienta jest znacznie większe. Klient jest synchronizowany z naszym zespołem, dzięki temu ma realny wpływ, kontrolę nad projektem na poszczególnych etapach. Co więcej ma możliwość ingerencji, może wpływać na kierunek i kształt współpracy. Dodatkowo onboarding zespołu programistów do Twojego projektu jest znacznie szybszy niż w Fixed Price. W Time & Materials wraz z klientem jesteśmy jednym zespołem, który realizuje poszczególne etapy, testuje i dba o jej jakość. Najczęściej klient wyznacza swojego reprezentanta, osobę odpowiedzialną za koordynację prac, który nadzoruje i dba o jakość prac. Rozlicza nas z efektywności, terminów oraz postępów wykonywanych prac. Podczas cyklicznych cotygodniowych spotkań otrzymuje raport o postępach prac. Time & Materials ma również dodatkowy atut, o którym wcześniej nie wspominaliśmy. W ramach umowy Time & Materials mamy możliwość wyboru odpowiedniej metodyki wytwarzania oprogramowania, która jest dostosowana do kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa klienta.
Jak widać z powyższego opisu, Fixed Price jest to rozwiązanie pasujące tylko do małych i krótkich projektów. Nie jest on stosowany w średnich lub dużych projektach, które charakteryzują się pewną zmiennością, gdyż w początkowym etapie nie jest możliwe poznanie wszystkich wymagań.
Nie wiesz na jaką umowę się zdecydować – czy ma to być Time & Materials czy Fixed Price?
Odpowiedz sobie na kilka prostych pytań:
Jeśli nie znasz zakresu prac, podpisz umowę Time & Materials na konkretne zadania, które masz w wymaganiach do projektu. Jeśli znasz wszystkie wymagania i nie będą one zmieniane, skorzystaj z umowy Fixed Price.
Jeśli masz określony z góry budżet i nie chcesz go przekroczyć, ale nie znasz dokładnego zakresu prac idź w stronę Time & Materials, ale jeśli znasz zakres i nie chcesz przekraczać budżetu skorzystaj z Fixed Price.
Jest to umowa ze stałą ceną. Teoretycznie definicja umowy Fixed Price mamy zamknięty zbiór wymagań do projektu i stałą cenę wykonania ich. Wykonawca zobowiązuje się wykonać projekt po określonej cenie.
Jest to umowa zadaniowa. Nie posiada ona określonych z góry wymagań, mogą pojawiać się nowe zadania w trakcie trwania umowy. Wymagania mogą ulegać zmianie, dlatego strony umowy Time & Materials ustalają, że podstawą rozliczeń będzie cena roboczogodziny.
Fixed Price w praktyce
Istotne jest na samym początku, aby obie strony były świadome, że w momencie podpisania umowy zamykamy listę wymagań. Nie mogą one być zmieniane w trakcie trwania tej umowy.
Zatem zleceniodawca musi dostarczyć pełną i kompletną, prawidłowo napisaną dokumentacją do projektu, w której jasno są opisane wymagania do projektu. Na tej podstawie wyceniamy projekt i następnie nasz zespół programistów przystępuje do pracy. Jakakolwiek zmiana wymaga renegocjacji umowy w postaci aneksu do umowy.
W Fixed Price twoje zaangażowanie klienta jest tylko na samym początku oraz na końcu projektu. Oznacza to, że nie ma on wpływu na przebieg i realizację projektu. Otrzymuje finalny projekt, który może przetestować dopiero po zakończeniu prac.
Kiedy Twój projekt jest mały oraz nie będzie zmian w wymaganiach w trakcie prac deweloperskich. Istotne jest to aby klient dostarczył w 100% dobrze, prawidłowo napisaną dokumentacją projektową, która posiada wszystkie wymagania.
Fixed Price zalety
Najważniejszą zaletą umowy Fixed Price jest stały budżet na wykonanie projektu, znasz czas realizacji projektu oraz zakres zadań do wykonania. NIe musisz angażować się w projekt, nie musisz nikogo do tego projektu wyznaczać. Finalnie otrzymujesz zrealizowany projekt zgodnie z wymaganiami.
Fixed Price wady
Niestety z reguły prawie nigdy założenia otrzymane od klienta nie są zamkniętym zbiorem. Nie dają gwarancji, że się nie zmienią oraz że nie przekroczymy budżetu. Każda zmiana założeń do projektu wymaga renegocjacji umowy, czyli zmianę budżetu oraz terminu realizacji.
W Fixed Price programiści realizują zadania zgodnie z wymaganiami otrzymanymi od klienta. W tym modelu umowy naszym zadaniem jest realizacja planu nakreślonego przez klienta. Klient nie ma możliwości zmieniania wymagań w trakcie trwania prac.
Należy pamiętać, że jakakolwiek nowa funkcjonalność zgłoszona do realizacji lub zmiana zakresu prac będzie wymagał poniesienia dodatkowych kosztów.
Time & Materials w praktyce
Jest to w zasadzie otwarta umowa developmentu oparta o stawki godzinowe lub roboczodni.
Rozliczamy się z realnie przepracowanych godzin na podstawie raportu. Raport zawiera godziny, informacje o programiście, zadaniu i czasie spędzonym na opracowanie danej funkcjonalności. W ten sposób klient ma wgląd w czas pracy zespołu. Umowa przewiduje, że zleceniodawca zapłaci wykonawcy za czas oraz materiały,które zostały wykorzystane do wykonania projektu, stąd nazwa Time & Materials.
Jeśli zleceniodawca z wykonawcą zamierzają nawiązać długoterminową współpracę i chcą aby obie strony były zaangażowane w projekt. Wtedy wspólnie, klient z wykonawcą opracowuje zakres oraz harmonogram realizacji projektu. Po stronie wykonawcy jest analiza zasobów potrzebnych do wykonania projektu, natomiast po stronie klienta przygotowanie informacji o projekcie.
Projekt jest podzielony na etapy, które można poukładać zgodnie z przyjętą metodyką wytwarzania oprogramowania. Klient nadaje priorytety poszczególnych zadań, aby te najważniejsze funkcjonalności rozwijać w pierwszej kolejności. Time & Materials świetnie sprawdza się w metodykach zwinnych, np. możesz wprowadzać zmiany funkcjonalne, zmieniać priorytety aby przyniosły największe korzyści z punktu widzenia biznesowego.
Umowy Time & Materials pozwalają na pewną elastyczność. Nie znając na początku wszystkich wymagań, ta umowa pozwala na wycenianie nowych funkcjonalności w trakcie trwania procesu dewelopmentu.
Każde zadanie najpierw jest do nas zgłaszane, a następnie wstępnie szacowane pod kątem budżetu oraz czasochłonności. Umowa zawiera stawki godzinowe za pracę programisty, zatem znając czasochłonność klient otrzymuje od nas informację o całkowitym koszcie wykonania zadania. Na tej podstawie jest podejmowana decyzja czy dane zadanie mamy realizować.
Zatem Time & Materials jest idealnym rozwiązaniem dla projektów, których założenia funkcjonalne zmieniają się w czasie lub w momencie podpisania umowy nie znamy wymagań. Kontrakt Time & Materials sprawdza się, gdy pracujemy nad rozwojem aplikacji lub tworzymy zupełnie nowy produkt, który ze względu na długość wdrożenia i zmiany rynkowe może się zmienić.
Time & Material zalety
Najważniejszą zaletą T&M jest możliwość kontrolowania projektu, weryfikacją postępów, wprowadzania zmian i testowania produktu na bieżąco. Posiadając kontrolę i wgląd w projekt masz pełny obraz postępów, masz możliwość nadawania priorytetów do zadań, uzupełniania zadań o te elementy, które okazują się kluczowe dla Twojego biznesu. Dodatkowo masz dostęp do programistów, na bieżąco komunikujesz się z nimi.
Elastyczne zarządzanie budżetem jest to jedno z najważniejszych zalet T&M. Dzięki umowie Time & Materials masz pełną kontrolę nad budżetem. Pamiętaj, że w tej umowie możesz w zakończyć projekt w dowolnym momencie.
W Time & Materials masz możliwość testowania aplikacji po każdej iteracji. Nie musisz czekać na zakończenie projektu i wdrożenie aplikacji na serwerze.
Time & Materials wady
Ciężko znaleźć wady takiej umowy, jest ona otwarta, można ją dopasować do każdego projektu.
Podsumowując, umowa Time & Materials sprawia, że współpraca pomiędzy Zleceniodawcą a Wykonawcą jest łatwiejsza, efektywniejsza, wygodniejsza, a projekt znacznie mniej podatny na ryzyka. Natomiast jeśli Twój projekt jest nieskomplikowany, mały, w którym wymagania są łatwe do spisania, umowa Fixed Price będzie chyba lepszym wyborem.